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Jedes Schulungsteam (im folgenden ST) wählt oder benennt einen Schulungsverantwortlichen (im folgenden SV), der die Organisation und Einhaltung notwendiger Absprachen und Verpflichtungen nach innen und außen sicherstellt.
In jedem ST sollen sich alle Teammitglieder der im Handbuch formulierten Qualitätspolitik verpflichtet fühlen. Darüber hinaus wählt oder benennt jedes ST einen Qualitätsbeauftragten (im folgenden QB), der mit dem SV personalidentisch sein kann. Der QB ist im ST verantwortlich für die Qualität nach innen und außen.
Sowohl der Schulungsverantwortliche wie der Qualitätsbeauftragte werden dem Moderator des regionalen Zirkels (im folgenden RZ) bei Gründung des Schulungsteams und im folgenden bei Personaländerungen benannt.
Jedes ST verpflichtet sich, über seinen QB in einem RZ - z. B. den Qualitätszirkeln der Kassenärztlichen Vereinigung oder im Rahmen analoger Strukturen - mit anderen ST und deren QB zusammenzuarbeiten. Natürlich können an diesen Treffen auch weitere Mitglieder der einzelnen ST teilnehmen bzw. den QB vertreten.
Die ST der stationären Rehabilitation - deren Rahmenbedingungen sich von den ambulant arbeitenden ST deutlich unterscheiden - können sich im Sinne eines eigenen Reha-Zirkels organisieren.
Damit stellt die Einrichtung der RZ die 2. Ebene zur Sicherung der Teamqualität dar. Der QB ist in seinem Team für die Weitergabe der Informationen aus den Sitzungen im Rahmen der Teambesprechungen verantwortlich. Um den Erfahrungsaustausch zu optimieren ist es wünschenswert, dass möglichst viele Mitarbeiter aus den Gruppen an den Treffen teilnehmen.
Die Teilnehmer des regionalen Zusammenschlusses treffen sich in regelmäßigen Abständen (mindestens zweimal im Jahr) und legen die Themen gemeinsam fest.
Dabei müssen Veranstaltungszeit, Tagesordnung, behandelte Thematik und Registrierung der teilnehmenden ST durch Anfertigung eines Sitzungs- und Ergebnisprotokolls dokumentiert werden. Die Protokolle sollen 5 Jahre lang beim jeweiligen Moderator aufbewahrt werden. Die RZ-Gründung erfolgt entsprechend den bewährten Regularien, nach denen ein Moderator unter den Teilnehmern gewählt oder bestimmt wird. Der Moderator sollte dabei auch QB eines ST sein. Wenn von den Teilnehmern gewünscht, meldet er den Regional-Zirkel als Qualitätszirkel bei der zuständigen KV an. Falls in der jeweiligen Landesärztekammer möglich bzw. vorgesehen, sollte die Prämierung der Teilnahme durch entsprechende Fortbildungspunkte angestrebt werden.
Bereits etablierte Qualitätszirkel zum Thema „Asthma und Allergien im Kindes- und Jugendalter” könnten dabei genutzt werden, wenn der Zirkel interdisziplinär besetzt ist und sich zweimal pro Jahr mit dem Thema Asthmaschulung befasst.
Auf dieser Ebene arbeiten die Moderatoren der RZ auf Bundeslandebene zusammen. Sie treffen sich mindestens einmal jährlich. Dabei wird aus der Runde ein Landesqualitätsbeauftragter (Landes-QB) gewählt, der dem Vorstand der Arbeitsgemeinschaft Asthmaschulung bekanntgemacht wird. In enger Abstimmung mit dem Vorstand dient er den Krankenkassen auf Länderebene als Ansprechpartner. Die Arbeit des Landes-QB wird in geeigneter Weise durch den Vorstand der AG Asthmaschulung unterstützt.
Im Rahmen der Landestreffen werden die dokumentierten Protokolle der RZ diskutiert, Veränderungsvorschläge sowohl für die Arbeit der RZ als auch der ST gemacht und diese - wenn nötig - mit dem Vorstand abgestimmt. Die Protokollierung erfolgt analog der 2.Ebene, wobei nur diese Protokolle an den Vorsitzenden der Arbeitsgruppe Qualitätsmanagement auf Bundesebene gelangen. Umgekehrt stellen die Landes-QB die Ansprechpartner für den Vorstand dar, um neue bzw. korrigierende Strategien der Qualitätspolitik in die Regionen und an die ST vor Ort weiterzugeben. Für den möglichen RZ „Stationäre Rehabilitation” entfällt die dritte Ebene, da die Spezifika bereits im RZ angemessen thematisiert werden. In kleinen Bundesländern und Stadtstaaten fallen die zweite und dritte Qualitätsanagementebene zusammen.
Der gewählte oder benannte Leiter der Arbeitsgruppe Qualitätsmanagement ist mit einem Qualitätsmanagement-Beauftragten eines großen dezentralen Betriebs vergleichbar. Er ist gegenüber dem Vorstand der AG Asthmaschulung für die Qualitätspolitik verantwortlich und rechenschaftspflichtig. Umgekehrt wird er vom Vorstand in geeigneter Weise unterstützt. Sein Jahresbericht geht in den obligatorischen Jahresbericht des Vorstandes im Rahmen der Mitgliederversammlung ein. Dazu erfolgt im Vorfeld eine Konferenz der Landes-QB im Sinne eines Sprecherrats.
Abschließend sei betont:
Die Qualitätsmatrix sieht eine wechselseitige beeinflussbare, nicht hierarchisch-zentralistische Organisationsstruktur vor! Ausdrücklich ist keine Hortung von Daten und Protokollen beim Vorstand geplant, sondern eine Dezentralisierung wo irgend möglich. Dies wird besonders deutlich bei den Kompetenzen auf Bundeslandebene und den dort stattfindenden, wichtigen Verhandlungen mit den Krankenkassen. Zudem wird hier nach Rücksprache mit dem Vorstand entschieden, welche Reglementierungen auf die ST zukommt, die sich nicht an der Qualitätssicherung beteiligen und/oder die QS-Standards nicht erfüllen!
Die ST in stationären Rehabilitations-Kliniken orientieren sich im ersten Schritt an den Qualitätsmanagementkonzepten, die die jeweiligen Kostenträger, z.B. Verband der Rentenversicherungsträger (VDR), vorgegeben haben. Sind diese Konzepte nicht so weit ausformuliert wie das QM-Konzept der AG Asthmaschulung, sind die weiterführenden Anforderungen zu erfüllen.